magoemonnのブログ

地方在住 機械系メーカー勤務のサラリーマン(平)の脳内開陳ブログ 

指示は明確に。

みなさま、こんばんわ。マゴエモンです。

今日も一日お疲れ様でした。

 

さて、寝る前に今日の教訓を書き残しておきたいと思います。

 

当たり前のことですが

「指示は明確に」

はい、そうです。今日、これで痛い目にあいました。

 

ことの顛末を話しますと、現在僕はあるKPIに関するとりまとめ業務を担当しているのですが、昨年末から2019年のKPI見通しの算出業務に取り組んでいました。

このKPIは各部から2019年の見通しデータを提出してもらい、僕がまとめて最終的なKPIを算出するのですが、算出過程の一部業務を同じ部署のKさんが担当しています。

僕は昨年末からKさんに2019年見通しの算出が必要なので、どのようにすればよいかを1~2度相談していたため、KさんはそのKPI算出に向けて必要なデータの手配や数値の検証を行っているものとばかり思っていました。また、Kさんは類似の業務経験が長く、当然この時期に見通しの算出が必要であることは承知しているはずだと思っていたのですが、今日どんな状況かを聞いてみたところ・・・

 

なにもやってない!!!

 

しかも

 

「やってるわけないだろ!!」

「世間話程度には話したけど、業務指示がなかったからやってない!!」

「急に言われても困る!!!」

 

・・・(´・ω・`)

 

確かに僕は業務指示を出してませんでした。

やってくれてると思い込んで、確認もしてませんでした。

Kさんは僕よりも10歳くらい年上で先輩なのでちょっと業務指示をためらったところもあります。

また、Kさんは少し気難しいところもあって、少し話しかけにくいのでほったらかしにしてしまっていました。

 

そんなわけで、今日正式に業務指示(依頼)をしてなんとか期限までにやってもらうことになったわけですが、この一件から僕は学びました。

 

「業務指示は明確に」

「多分やってくれているだろうは大火傷の元」

 

より具体的には、

1.業務目的を明示してやり直しがないように

 (出来上がってから、そういうこと先に言ってよ!ってことがないように)

2.期限を明確に決める

 (かならず日時指定。出来るだけ早くは極力避ける)

3.前提条件、境界条件を明確に示す

 (例えば2019年の見通しといった場合には、どの時点のどのデータを前提とするか)

4.データをもらう場合は入れ物を用意してあげるとわかりやすい

 (エクセルのフォーム、スケルトンってやつ)

 

そんなところかな

まあ、とりあえず今日の教訓!

 

日々精進ですね。

 

では、おやすみなさい。

明日も実り多き一日でありますよう。

不確実な完全より確実な不完全のほうが善だ!

どうも、マゴエモンです。

 

新年明けて早くも2週間が経過しました。

2019年はアウトプットの年に!

というわけで、今日もアウトプットします。

 

まあ、言いたいことはタイトルの通りです。

 

それっていつ終わるの?ってか期限に間に合うの?

え?そんな入り口のところに拘ってて、まだこれだけしか進んでないの??

 

そういう場面に日々出くわすわけですよ。

特に真面目っていう人ほどこの傾向が強いように思う。

それで、それじゃ終わらないから最初はざっくりと輪郭を固めてから、時間が許す限りで細部を詰めていきましょうっていうと、

 

「そんないい加減な仕事するなぁぁ!!!」

 

って言われるわけです。

まあ確かに私はいい加減な方なのは間違いない。細かい数字を扱うのはあんまり得意じゃないし、ちょくちょく間違いもある。確かに不完全だ

でも期限は確実に守るようにしてるし、自己評価だけど80%以上の完成度は確保していると思う。

 

単に丁寧、単に細かい、単に精度がよい、それは善じゃない。

世の中ほとんどの場合、精度が高いものは精度が低いものより高い。

それは、精度を高めるために「手間」、言い換えると「時間」がかかるからだ。

 

時間はタダじゃない。あることに時間を使えば別のことには使えない。

機会費用の問題。

 

要するには、相手がいつまでにどの程度の結果を求めているかを、事前にちゃんとコミュニケーションをとって確かめろよって話。

それと、期限の間際になって何かを言い出すのではなく、適宜必要なコミュニケーションをとりつつ、相手に状況を伝えつつ仕事をしろって話。

 

私もコミュニケーションは正直言って得意じゃない。いわゆる人見知り。

でも、やるしかないじゃん。そんで、思い切ってコミュニケーションとっていくと、なんだかんだうまくまわる。コミュニケーションをとったことで、面倒を引き受けることもあるけど、やっぱりメリットが大きい。

 

1.初めにどの程度の結果がいつまでに必要なのか、依頼元と共有する

2.まずは輪郭を作って細部は後から詰める

3.適宜コミュニケーションをとり、状況を見える化する

4.完璧で期限を遅らせるよりも、不完全でも期限通りに

5.不完全は大抵の場合、後からでも修正可能

 

ありきたりだけど、大事だねー

私もよく忘れるので、自分用のノートとして書いておく。

 

では、おやすみなさい。

皆様の明日が実り多き一日となりますように。

 

準備が出来てから??

僕と同じ部署のMさん(40代後半)宛にメールが送信されていたのですが、僕にもCCで送られていました。

実はそのメールはリマインドでかなり前に最初のメールは送られていたものでした。

僕にも同様にCCで来ていたのですが、CCだったので軽く考えてすぐに忘れていました。

マズいと思ったと同時にMさんに返信したかを確認したところ、

「ちゃんとした回答を用意できないから、今は返信出来ない」

「方々に確認してから回答する」

 

え??それっていつになるの??

すでに最初のメール連絡からだいぶ経ってしまってるのに・・・

 

完全無欠の回答なんて結局出来やしないことは明白なのに、なぜ躊躇するのか・・・

 

それは単に評価されるのが怖いってことなのだろうと思います。

でもやってみれば、大したことは起こりません。

社長にメール出すわけじゃないんで、せいぜいそこら辺のオジサンが起こるくらい。

だったらさっさと片づけてしまった方がいい。

 

Mさんを見てそう思った1月8日。

おやすみなさい。

 

みなさまの明日が実り多き日となるように。

 

 

 

2019年はアウトプットの年に!

みなさま、明けましておめでとうございます!

 

あっという間に2018年も過ぎ去り、2019年がやってきました。

一年早いですね。。。

 

この時期に新年の抱負を宣言して、1か月後にはキレイに忘れ去るのが

正しい作法であるとは承知しています。

 

2018年の抱負も何かを言ったような気がしますが、いったい何を宣言したのかは今となっては記憶のなかにチリ一つとして残ってはいません。

 

このようなダメサラリーマン(平)の私ではありますが、今年こそは何かをやりたいと思い立ちブログを開設した次第です。

 

ブログ開設の理由は、やっぱり世の中「アウトプット」がすべてだと思ったからです。

とにかくアウトプットしなければ何も生まれない、何も残らないと思うのです。

 

いつもの私であれば、アウトプットが大事だとわかっていても、

「じゃあまずは文章の勉強をしてみるか」

「文章の本読んだけど、よくわからないしやっぱり奥が深いな」

「もうちょっとよく読もう」

 

などと言って結局行動しない(アウトプット)しないで終わるのがオチでした。

 

でも今年は

「下手でもまずやってみる」

「やりながら考える、修正する」

「すぐ行動する、アウトプットする」

をテーマにしようと思います。

 

その第一弾がこれです。

自分で読み返しても、小学生の日記並みの内容に悲しくなりましたが、「下手でもまずやってみる」の実践として、これはこのままアップします。

 

さてみなさまにとっても実り多い2019年となりますようお祈りいたします。

一緒に頑張っていきましょう!!